Dla właściwego zaprezentowania skali potrzebnych działań, kluczowe znaczenie ma zrozumienie, iż charakter instytucji UE i wynikające z niego prawa i zakres oddziaływania pracowników na wszystkich szczeblach struktur różnią się od tych obowiązujących w polskiej administracji. Proces opracowywania, opiniowania i kształtowania decyzji, dokumentów, czy wyjściowych opracowań przekazywanych oficjalnie na zewnątrz systemu przez hierarchię (polityczną i administracyjną) często bazuje na pracy analitycznej i rekomendacjach osób zajmujących szeregowe stanowiska w strukturze organizacji – oprócz urzędników mianowanych[1] (administratorzy i asystenci) są to agenci kontraktowi (CA)[2], agenci tymczasowi (TA)[3] i eksperci krajowi (SNE)[4]. Oznacza to, iż praktycznie każdy, bez względu na pozycję w hierarchii, w mniejszym lub większym zakresie przyczynia się do kształtu podejmowanych decyzji i inicjatyw. Im wyższe stanowisko eksperta, tym możliwość kształtowania procesu decyzyjnego jest większa. Dlatego tak ważnym jest wspieranie wielowymiarowej obecności Polaków na wszystkich szczeblach administracji UE.

Strategia wspierania Polaków w instytucjach europejskich powinna być oparta na trzech filarach: rozpoznanie, promocja i działania wspierające w stosunku do trzech nurtów działania:

• Promocji i wspierania urzędników mianowanych w celu zwiększenia możliwości awansu w hierarchii i dostępu do pozycji menadżerskich / decyzyjnych;

• Promocji i wspierania możliwości rozwoju pracowników obecnie zajmujących stanowiska agentów kontraktowych, agentów tymczasowych oraz asystentów wszystkich stopni;
• Wsparcia dla osób starających się o pracę w instytucjach UE.

Głównym celem strategii powinno być poszerzenie puli Polaków pracujących w instytucjach UE, zarówno tych zajmujących bazowe pozycje w hierarchii, jak i tych z szansami na stanowiska menadżerskie oraz ‘przed-menadżerskie’ (np. Kierownik Sektora lub Zastępca Kierownika Wydziału), którzy mogliby być konsekwentnie promowani na coraz wyższe stanowiska. Szeroka kadra naszych rodaków umożliwi bowiem łatwiejsze zidentyfikowanie odpowiednich kandydatów na pozycje, które z punktu widzenia polskiego interesu są kluczowe oraz te które mogą stać się kluczowymi w przyszłości. Aby to osiągnąć należy identyfikować i wspierać wszystkich obiecujących Polaków od najniższych poziomów, wg. zasady: „Szersza, głębsza obecność Polaków w instytucjach UE to większa możliwość skutecznego wpływania na bieg wydarzeń, a co za tym idzie możliwości rozwojowe Polski”.

Niniejsza strategia jest komplementarna z działaniami, które należy podejmować na poziomie krajowym celem szerokiego promowania kariery w strukturach instytucji UE.

Identyfikacja możliwości rozwoju polskich pracowników powinna być rozpoczęta od zrozumienia zarówno bieżących jak i długoterminowych potrzeb instytucji UE, w celu przygotowania polskiego zaplecza kadrowego oraz polskich centrów edukacji kadr administracji UE. Wczesne rozpoznanie zbliżających się znaczących zmian w kierunkach rekrutacyjnych umożliwi polskim obywatelom udział we wczesnych etapach tworzenia się nowych struktur administracyjnych, co jest kluczem dla szybkiego zdobywania pozycji na stanowiskach decyzyjnych.

W dłuższej perspektywie podstawą właściwego promowania Polaków pracujących w instytucjach UE powinno być zidentyfikowanie osób, które posiadają potencjał by zająć w przyszłości kluczowe stanowiska oraz śledzenie ich rozwoju zawodowego. Proces identyfikacji takich osób powinien przebiegać na trzech płaszczyznach:

• kadry średniego szczebla od pozycji Kierowników Sektorów (Head of Sector) poprzez Zastępców Kierowników Wydziałów (Deputy Head of Unit) oraz Kierowników Wydziałów (Head of Unit);
• specjalistycznej – urzędnicy mianowani;
• podstawowej – agenci kontraktowi, agenci tymczasowi, eksperci krajowi, urzędnicy mianowani szczebla AST.

Rozpoznanie powinno się zacząć od wyznaczenia osoby do kontaktu w Stałym Przedstawicielstwie RP i umieszczenie tej informacji w zakładce strony internetowej Stałego Przedstawicielstwa RP poświęconej pracownikom instytucji UE. Osoba ta powinna aktualizować i prowadzić listę Polaków pracujących w instytucjach UE uwzględniając doświadczenie, stopień zaszeregowania oraz kwalifikacje osobiste.

Identyfikacja osób z potencjałem kierowniczym i kluczową ekspertyzą powinna być połączona z wypracowaniem efektywnego mechanizmu zbierania informacji o planowanych dostępnych stanowiskach i możliwościach awansu/przeszeregowania (również ze stanowisk AST na AD)
i realokacji do innych obszarów. Proces zbierania i wymiany informacji mógłby opierać się na następujących źródłach:

1. Osoby zainteresowane danym stanowiskiem
2. Związki zawodowe
3. Polska kadra zarządzająca
4. Szef gabinetu polskiego komisarza / polscy członkowie gabinetów

Należy podkreślić, że w ramach realizacji strategii należy inspirować i promować zarówno formalną jak i nieformalną wymianę informacji. Dlatego, istotne będzie stworzenie warunków do tego, aby wymiana informacji między kluczowymi osobami była stała i systematyczna.

W ramach rozpoznania niezbędna jest również identyfikacja (często z wyprzedzeniem) kluczowych dla Polski obszarów i konsekwentne działanie mające na celu wypełnienie ich polskimi pracownikami. W interesie naszego kraju jest bowiem, by Polacy zajmowali stanowiska szczególnie w tych Dyrekcjach i Dyrekcjach Generalnych, które mają największe znaczenie z punktu widzenia polskich interesów obecnie, ale także w perspektywie średnio-
i długookresowej.

Posiadając zidentyfikowane kluczowe obszary oraz wiedzę na temat przyszłych wakatów jak również pulę odpowiednich kandydatów, niezbędne jest proaktywne i konsekwentne promowanie najbardziej obiecujących Polaków na odpowiednie stanowiska. Promocja powinna odbywać się na zasadzie dobrowolności i obejmować pracowników zainteresowanych taką formą wsparcia. Działania promujące powinny odbywać się na następujących poziomach:

1. Spotkania i korespondencje z Kierownikami Wydziałów, Dyrektorami i Dyrektorami Generalnymi dla pozycji kontraktowych, tymczasowych i asystenckich;
2. Spotkania z Dyrektorami Generalnymi i Szefami Gabinetów dla pozycji Kierownika Wydziału i Zastępcy Kierownika Wydziału;

3. Rozmowy z gabinetem Przewodniczącego Komisji Europejskiej, Sekretarzem Generalnym i Dyrektorem Generalnym ds. Zasobów Ludzkich dla pozycji Dyrektorów i menadżerów najwyższego szczebla.

W promowanie Polaków powinni być zaangażowani: Stały Przedstawiciel RP, Ambasador przy Komitecie Politycznym i Bezpieczeństwa, szef polskiego gabinetu, członkowie właściwych merytorycznie gabinetów, posłowie do Parlamentu Europejskiego, szefowie wydziałów merytorycznych Stałego Przedstawicielstwa RP.

Ze względu na dysproporcję płci na poziomie wyższej kadry menadżerskiej (pod koniec 2019, tylko 35% stanowisk zajmowały kobiety), jednym z działań, dzięki którym Polska mogłaby zwiększyć swoją reprezentację powinno być aktywne promowanie Polek w tym obszarze.

Obok rozpoznania oraz aktywnego promowania, niezbędne są działania wspierające mające na celu zwiększenie kwalifikacji i szans Polaków do obejmowania wyższych stanowisk oraz lepszą integrację Polaków już pracujących w instytucjach UE.

Przykładem działań wspierających dla osób ubiegających się o wyższe stanowiska jest baza danych zawierająca pytania, które pojawiały się podczas rekrutacji, a więc rozmów kwalifikacyjnych, centrów oceny, itp., a także zbieranie doświadczeń i sugestii osób, które brały w nich udział. Osoba, która uczestniczyła w selekcji powinna mieć możliwość przesłania informacji o jej przebiegu i wyciągniętych wnioskach.

Dodatkowo, powinny być prowadzone regularne szkolenia na bazie zebranych doświadczeń dla osób, które przeszły preselekcję w konkursach na pracowników mianowanych oraz tych zamierzających ubiegać się o wyższe stanowisko na każdym poziomie struktury (agenci kontraktowi, agenci tymczasowi, asystenci i urzędnicy mianowani niższego szczebla). Działanie te mogłyby być wsparte poprzez sieć Polaków już pracujących w instytucjach europejskich.

Efektywna wymiana informacji między Polakami pracującymi w instytucjach Europejskich na różnych szczeblach powinna zostać wzmocniona poprzez regularne spotkania organizowane pod przewodnictwem Stałego Przedstawicielstwa RP. Pomoc w ich organizacji może być zapewniona przez formalne i nieformalne sieci kontaktów Polaków pracujących w instytucjach UE.

Raz na 2 lata w Warszawie, pod auspicjami Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powinien być organizowany kongres polskich ekspertów międzynarodowych stanowiący cykliczne wydarzenie gromadzące przedstawicieli administracji rządowej, pracowników instytucji europejskich i międzynarodowych, akademii oraz sektora pozarządowego i prywatnego. Spotkania te powinny być miejscem refleksji nad tym jak wzmocnić ich relacje z Polską, wymiany doświadczeń i nawiązywania relacji wśród ekspertów. Wspomogłoby to budowę relacji między różnymi sektorami i instytucjami. Byłoby to także okazją do debaty nad tym, jak skuteczniej zwiększać liczbę Polaków wszystkich szczebli w instytucjach UE i organizacjach międzynarodowych oraz promować ich na kluczowe stanowiska.